L’Université fait front face au coronavirus

En pleine épidémie de Covid-19, une cellule de crise se réunit tous les jours pour mettre en œuvre les directives des autorités, anticiper l’évolution de la situation, assurer la continuité des missions de l’UNIGE et communiquer auprès des 25 000 membres de l’institution. Ambiance

Comme tous les jours depuis l’annonce des premières directives des autorités visant à enrayer l’épidémie de Covid-19 qui sévit en Suisse, la cellule de crise de l’Université de Genève se réunit ce matin-là à 8 heures. Sept personnes sont assises autour du recteur, Yves Flückiger. Publiée la veille, la règle de la distance sociale de sécurité de 2 mètres entre chaque personne n’est pas pleinement respectée, par manque de place. «Dès demain, nous aurons une salle plus grande et mieux équipée que ce bureau», annonce Yves Flückiger. Même pour ce petit groupe qui pilote la réponse de l’UNIGE au coronavirus, les choses vont parfois un peu trop vite.

La priorité de la cellule de crise est d’assurer au mieux le fonctionnement d’une institution employant 6700 collaborateurs et collaboratrices et qui accueille 17 700 étudiants et étudiantes alors qu’elle évolue dans une situation qui se dégrade de jour en jour. À tout moment, le petit groupe craint de recevoir la recommandation, ou l’ordre, de fermer les portes de l’alma mater.

Nous voulons assurer la continuité des missions essentielles de l’Université

L’ambiance est bonne malgré tout. On se permet un peu de causticité, quelques plaisanteries. La pression se fait néanmoins sentir de temps en temps dans le débit et le volume de certaines prises de parole. Le sérieux revient vite dès qu’il s’agit de choisir une personne pour une mission précise. Une erreur de casting à ce moment pourrait s’avérer catastrophique dans quelques jours. «Nous avons besoin de gens qui s’engagent et recherchent des ressources, avertit Yves Flückiger. Nous voulons assurer la continuité des missions essentielles de l’Université. Elles comprennent l’enseignement, la recherche et les services à la cité.»

Première conséquence spectaculaire de cette stratégie, le projet de développer l’enseignement à distance a reçu un coup d’accélérateur puissant et offre désormais la possibilité aux étudiants et étudiantes de suivre tous les cours depuis leur écran d’ordinateur (lire l’article ci-contre). Cela a exigé d’adapter et de mettre en œuvre en un temps record les outils informatiques nécessaires à cette évolution et de faire en sorte que la bande passante soit assez importante pour autoriser l’accès aux serveurs de l’UNIGE à tous ceux qui en auraient besoin.
Petit couac amusant: l’imposition de la distance sociale a poussé un responsable à déplacer une réunion confidentielle dans un auditoire. Là, un enregistrement vidéo et audio a aussitôt démarré automatiquement et envoyé la séquence sur internet. Aussitôt repérée, l’erreur a peu être réparée.

Le développement du télétravail a lui aussi connu une montée en puissance des différentes solutions permettant de se connecter au serveur et à son téléphone professionnel depuis son domicile. Des faiblesses se sont évidemment fait jour et il a fallu y remédier au plus vite. Un effort bienvenu car le nombre de demandes a augmenté en flèche  depuis que les mesures de distance sociale ont été instaurées.

La cellule de crise doit aussi penser à tout ce qui ne peut pas être abandonné sur-le-champ.

Les problèmes de toute nature ainsi que les propositions de solutions pour les résoudre remontent d’une série de cellules de crise sectorielles. Elles travaillent sur des enjeux spécifiques tels que l’enseignement à distance, les solutions techniques et informatiques, les examens, l’accès à la Bibliothèque et aux bâtiments, le plan de continuité pour assurer la pérennité du fonctionnement de l’UNIGE, les ressources humaines...

«L’idée est de nous préparer au maximum en amont pour que, le jour venu, on puisse basculer vers le presque tout-numérique, précise Yves Flückiger. Et cela ne peut fonctionner que grâce à ces différentes cellules sectorielles et, bien sûr, aux facultés et centres interfacultaires qui traduisent concrètement sur le terrain la politique de l’institution.»

La cellule de crise doit aussi penser à tout ce qui ne peut pas être abandonné sur-le-champ. Les pensionnaires des animaleries, par exemple, doivent pouvoir survivre à une éventuelle mise en quarantaine du pays entier. Idem pour tous les échantillons biologiques ou les expériences scientifiques qui doivent demeurer à des températures très basses sous peine d’être endommagés ou détruits. Dans un cas comme dans l’autre, des mesures sont prises pour assurer au moins trois mois de fonctionnement. Tout aussi délicate est la question financière, c’est-à-dire celle du versement des salaires, règlement des factures, etc. Il faut également penser à l’affichage ou encore à la distribution de solutions hydroalcooliques (l’UNIGE a fait des réserves de plusieurs centaines de litres et lancé sa propre production) à des points stratégiques. Pour les examens, tout dépend de l’évolution de la situation sanitaire et politique du reste du pays.

Une autre tâche qui demande du temps est de répondre aux mails de plus en plus nombreux provenant de la communauté universitaire. Particulièrement nombreux sont ceux des étudiant-e-s qui interpellent le rectorat sur une série de questions aussi variées que les fêtes qu’on leur demande d’annuler, leur vulnérabilité au coronavirus, leur situation personnelle (pour ceux qui sont mis en quarantaine à l’étranger, par exemple), leurs examens... Les examens, justement. Ce gros morceau est déjà empoigné par une cellule de crise ad hoc. Mais tout dépend de l’évolution de la situation sanitaire et politique du reste du pays.

Quant au Service de communication, il n’est pas en reste puisqu’il est chargé de diffuser une information qui ne cesse de changer et parfois de se contredire. Il alimente notamment l’élément central de la réponse de l’UNIGE face au coronavirus qui est le site internet unige.ch/coronavirus. Toutes les informations concernant les mesures prises par l’UNIGE et les conseils y sont répertoriés et mis à jour à un rythme effréné.